■ شبیر دائمی

بخش اول - با توجه به پیچیدگی جوامع امروزی، سازمانها بر آنند به منظور تحقق اهداف، شناخت کاملی از جامعه مخاطبان خود داشته باشند و تصمیماتی مبتنی بر واقعیات اتخاذ کنند. امروزه سازمان ها به این نتیجه رسیده اند کارایی فعالیت ها زمانی خواهد بود که از تمام ظرفیت های سازمانی و امکانات و شرایط لازم بهرمند می شوند و در عرصه جامعه حضوری فعال و موثر داشته باشند. در این میان روابط عمومی ها نقش بسیار تعیین کننده دارند و می توانند با انجام فرایند اطلاع یابی، پردازش اطلاعات و اطلاع رسانی،سازمان ها را در جهت تحقق اهداف و پیاده سازی استراتژی های کلان آن یاری نمایند. روابط عمومی به عنوان یک علم دارای اصول منطقی، نظریه،الگو و فلسفه بوده و با ایفای نقش خود به شکل کار آمد می تواند در تصمیم سازی برای مدیران،برای ایجاد تصویر مناسب و صحیح از سازمان در جامعه اثر بخشی را افزایش دهد.به طور قطع می توان گفت موفقیت روابط عمومی ها در سازمان ها در گرو توجه مدیران به اهمیت نقش و رسالت روابط عمومی هاست. نمی توان تصور کرد سازمانی در عصر حاضر به خوبی بتواند با مخاطبان خود ارتباط برقرار کند، اما از مکانیزم، ابزارها و دانش روابط عمومی بی بهره باشد. روابط عمومی در قالب فعالیت هایی همچون،انتشارات،تبلیغات،اطلاع رسانی،افکار سنجی،ارتباط با شرکای اجتماعی در دو سطح درون سازمانی و برون سازمانی در صدد است تا بتواند مدیران سازمان را جهت برقراری ارتباطی تعاملی و دو سویه با سایر ارکان سازمانی همچون کارکنان، مخاطبان و جامعه یاری رساند.

در این یاددداشت درچند بخش به ارتباط روابط عمومی ها با رسانه، مخاطبان، سازمان و ... می پردازیم:

الف) روابط عمومی و رسانه ها

1. استفاده از اینترنت و فن آوری های نوین تجهیزات قدرتمندی را در اختیار روابط عمومی ها قرار داده و پدیده اینترنت آنچنان دنیای روابط عمومی را متحول کرده است که عدم حضور در فضای مجازی و شبکه های مترداف عدم حیات معنی می شود همچنین آشنایی با سایتها و پایگاههای اطلاع رسانی عامل مهمی در به روز رسانی اطلاعات است ، ایجاد یک وب سایت جذاب ، پیج اینستاگرام پویا و کانال اخبار برای انتقال اخبار از بدیهی ترین اقدامات روابط عمومی در عصر اینترنت است و شرط موفقیت برای به کارگیری اینترنت در روابط عمومی داشتن نگاه استراتژیک و همچنین شناخت تمام زوایا و ویژگیهای ارتباطی اینترنتی می باشد.

2. گرچه اطلاع رسانی از ویژگیهای روابط عمومی کارآمد است، آنچه اولویت بیشتری دارد اطلاع یابی است.روابط عمومی ها باید در داخل سازمان به دنبال خبر بدوند نه اینکه منتظر خبر بمانند.

3.گله روابط عمومی ها از خبرنگار در مورد چاپ نشدن یک خبر، نشانگر دخالت بی مورد روابط عمومی در کار روزنامه نگاری است. روابط عمومی ها باید بدانند که انجام وظایف روزمره خبر نیست.

4.در هیچ شرایطی روابط عمومی به صورت رسمی تقاضای جلوگیری از چاپ یک مطلب را نمی کند، بلکه با بر قراری ارتباطی صمیمانه و دوستانه با رسانه ها می توان، از انتشار اخبار غیر واقعی و شایعات جلوگیری کرد.

5. روابط عمومی باید بداند که رسانه ها پایگاه تبلیغاتی و سخنگویان یک طرفه سازمان او نیستند ، بلکه رسانه ها در انتخاب اخبار، نیازها و علایق مخاطبان خود را در نظر می گیرند.

6 .تشکیل شورای مشورتی ارتباط با رسانه ها به منظور بحث و بررسی کارشناسی برای بهبود فعالیتهای روابط عمومی و استفاده از ظرفیتهای موجود رسانه ها عامل مهمی در موفقیت روابط عمومی ها در ایجاد ارتباط با رسانه ها است.

7. از کارهای معمولی و اولیه روابط عمومی جستجوی سایتهای اینترنتی خبرگزاری ها و تهیه بریده جراید و توزیع آن بین مدیران سازمان است.

8. با نصب العین قراردادن عبارت مشهور ( خیر الکلام ما قل و دل) و تنظیم اخبار در حجم کم، و بیان اصلی ترین و مهمترین عناصر خبری کوتاه نویسی را تجربه کنید.

9.پرداختن به عناصر اصلی خبر و پرهیز از اخبار شخصیت مدار ( رییس مدار ) و حواشی کم اهمیت به افزایش آگاهی مردم و انعکاس بیشتر اخبار کمک می کند.

10. برخی خبرنگاران مایلند با مدیران ارشد سازمان مصاحبه نمایند، برداشتن موانع متعدد در این راه قابل اهمیت است. همچنین هماهنگی برای انجام مصاحبه های اختصاصی و مطبوعاتی و رادیو تلویزیونی در انعکاس اخبار بسیار مهم است.

11. در انتقال اخبار به رسانه ها تولید اخبار ابتکاری، توجه به خط مشی رسانه ها، جامع و کامل بودن خبر، ارسال عکسهای مرتبط با خبر، سریع رساندن خبر و زمان فعالیت رسانه ها حایز اهمیت است.

12.این هنر روابط عمومی است که به اندازه قابلیت و توان رسانه ها از آنها به نفع سازمان بهره ببرد.

13.باید به تمامی رسانه ها و خبرنگاران انها احترام گذاشت، تبعیض بین خبرنگاران باعث دلسردی خبرنگاران نسبت به روابط عمومی و عدم انعکاس مناسب اخبار خواهد شد.

14. از رسانه های نوشتاری برای انتقال اطلاعات طولانی و تخصصی اخبار استفاده مطلوب را ببرید.

15.خبرهایی که در رادیو و تلویزیون منعکس می شوند، جذابتر از خبرهایی هستند که بر روی کاغذ درج می شوند.

16.ارسال کارت تبریک به رسانه ها را به مناسبت سالروز تاسیس یا شروع سال نو جدی بگیرید.

۱7روابط عمومی ها باید بدانند که هرچه عنصر تبلیغات در یک خبر بیشتر باشد کم اثر تر خواهد شد.

18 .اطلاعات مورد نیاز خبرنگاران را شخصا تهیه نموده و هیچ گاه سئوالات خبرنگاران را بی پاسخ نگذارید.

■  عضو شورای اطلاع رسانی استان